Af Thomas Malmros Director, Finance IT Services Ide fleste virksomheder rammer IT-omkostningerne i stor grad ‘overhead’, og der er ofte tale om en ‘simpel’ fordeling baseret på fx FTE’er. Det betyder samtidig, at IT-omkostningerne i mindre grad bliver ført tilbage til den specifikke afdeling eller medarbejder, der rent faktisk driver omkostningen. En af årsagerne er, at behovet for IT-services historisk har været besluttet centralt, og at disse services efterfølgende også er blevet forhandlet og indkøbt centralt. Omkostningerne er derefter blevet allokeret ud til forretningen på det niveau, detaljeringsgraden i omkostningen har tilladt det. Hvad driver behovet og omkostningerne? I praksis er der i dag mange andre end din virksomheds IT-afdeling, der kan købe IT. Det betyder, at der er IT-omkostninger mange steder i organisationen – som ikke er disponeret af IT-afdelingen. Og når Finance vil vide, hvad omkostningerne er fordelt på, er det ikke nok at vide, at vi bruger x % på vores hostingaftaler, y % på SAP, z % på Cloud osv. Det interessante er, hvad der driver behovet og dermed omkostningerne. Udviklingen i IT-omkostningerne kræver nye modeller for økonomistyring Det stiller nye krav til den økonomiske styring, at IT bliver en større og større andel af den samlede cost-base. Et simpelt fordelingsregnskab er ikke nok – og på samme måde som produktionsøkonomien i sin tid havde behov for en ny måde at styre industrielle omkostninger på, har ‘everything as a service’-økonomien brug for en ny økonomimodel, hvor showback (det at føre IT-omkostningerne tilbage til brugeren) er en fundamental del af styresystemet. På samme måde som ‘standard costing’ og ‘activity based costing’ var med til at vise Vi oplevede en virksomhed, hvor cloud-omkostningerne var eksploderet. 40 % af denne stigning kunne føres tilbage til virksomhedens SAP BI-team, som bestilte store miljøer til test og udvikling uden at kende de omkostninger, det medførte i Azure.” gennemsigtighed i produktionsindustrien, bringer showback-/ chargeback-modellen gennemsigtighed til den nye servicebaserede IT-omkostningsstruktur. Sådan fungerer showbackmodellen Showback-modellen er en logisk model, der er baseret på den præmis, at du kan føre alle de aktiviteter, som påvirker dine IT-omkostninger, tilbage til specifikke afdelinger og medarbejdere ved fx at tagge cloud-services, gennem Office 365-licensstyring eller PC life cycle management-software. Det kan du gøre i praksis ved at tagge alle de services, der bliver bestilt med CCtr, navn, projektID eller lignende. På den måde bliver det tydeligt, hvem der har bestilt servicen, og hvad servicen er relateret til – og det giver dig mulighed for at tilskrive den omkostning, der er forbundet med servicen, direkte til formålet, cost centret mv. Få kontrol over IT-omkostningerne: Skriv dig op til vores artikelserie om IT cost management IT-omkostningerne er de seneste år steget voldsomt. Og det er ofte vanskeligt at få overblik over dem – og derfor tilsvarende vanskeligt at nedbringe dem. Det forsøger vi at gøre noget ved med vores artikelserie om IT cost management, som denne artikel er en del af. Skriv dig op her, og få hele artikelserien om IT cost management direkte i indbakken: www.basico.dk/it-cost-management Ud over at tagge jeres IT-services er det nødvendigt at lave en standard cost-beregning, der kan vise gennemsnitsomkostningerne ved den købte service. Mange services bliver nemlig i dag indkøbt under komplekse rabatprogrammer, der fx kan variere i pris hen over døgnet eller efter, hvor meget din virksomhed har forpligtet jer til at spendere. Ved at lave en standard cost, begrænser du risikoen for den suboptimering, der ellers kan 36 © Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.
Download PDF file
Cookie policy