Vil du vide mere? Hos Basico står der et erfarent team klar til at hjælpe dig med at komme godt i gang med procesforbedringer. Vi afholder løbende webinarer om Finance IT – herunder om proces optimering via Nintex Promapp. Se datoerne her: Basico.dk/events Kontakt Partner Morten Boldsen, Finance IT Services mboldsen@basico.dk • 40 83 62 88 2 Processerne skal være synlige I mange virksomheder kan det være en udfordring i sig selv at finde de processer, der skal opdateres. Mange organisationer laver omfattende proceduremanualer, som bliver distribueret til de relevante brugere, oftest via e-mail. Men derefter er manualerne ofte henvist til en hylde, bunden af et arkivskab, den enkelte medarbejders harddisk eller mailboks – eller i bedste fald en filserver. Procedurer, der er spredt på den måde, bliver hurtigt til historiske artefakter – og det sker næsten i det øjeblik, de bliver distribueret, da der ikke er nogen central måde at holde styr på dem på og holde dem opdaterede. Konsekvensen af misvisende, forældet eller forlagt proces dokumentation er et overforbrug af tid og ressourcer. Og taler vi om processer, der er underlagt lovregulering eller compliance-regler, vil afvigelser fra processen eksponere virksomheden for såvel juridiske som økonomiske forpligtelser. Derimod giver en online procesportal én central kilde til ‘sandheden’, hvor alle kan få adgang til tydelig, ajourført procesinformation. Et personligt betjeningspanel giver den enkelte medarbejder et hurtigt og relevant overblik – og sørger for, at medarbejderen ikke får ‘informations-overload’ ved at skulle forsøge at overskue samtlige virksomhedens processer. På den måde kan medarbejderne nemt se de ændringer, der påvirker dem, og få adgang til de processer, de er en del af – med ganske få klik. En søgefunktion gør det nemt at spore processerne, og en ‘senest set’ eller ‘favoritter'-liste’ gør, at du har let adgang til de processer, du bruger ofte. Det, du anvender mest, skal kunne findes hurtigst! 3 Proces forbedring er en del af jobbet – for alle Opstår der en situation, hvor der er behov for procesdokumentation – og hvor afvigelsen mellem dokumentationen og processens faktiske udførelse er blevet for stor – skal hele øvelsen med at indfange de nuværende procedurer, kortlægge dem og distribuere den opdaterede dokumentation desværre gentages. Dette arbejde tilfalder normalt en eller to personer, der i kraft af deres procesekspertise har til opgave at udarbejde procesdokumentationen – eller måske er det IT-medarbejderen, der igen skal konvertere information fra forretningen og forsøge at få det til at give mening. Det er en kostbar og ineffektiv cyklus, der forstærker problemet ved hver iteration, da processerne igen og igen bliver irrelevante, svære at finde og umulige at opdatere – næsten lige så snart de bliver offentliggjort. Med en cloud-platform som Nintex Promapp kan du indfange ændringerne øjeblikkeligt, når en procedure ikke stemmer overens med virkeligheden – eller når forhold, der påvirker, hvordan processen bliver udført, ændrer sig. Alle brugere kan identificere disse ændringer og give feedback til procesejeren eller den procesansvarlige og foreslå forbedringer eller justeringer. De relevante procesinteressenter får besked, når der kommer ændringsforslag til processen, og kan deltage i samtalen om løbende forbedringer. Når en ændring er afgjort, bliver den opdaterede proces offentliggjort og bliver straks ‘live’ for hele organisationen. Det betyder ikke, at processerne ikke længere er relevante, men at de kan opdateres i realtid, så de innovationer, der dukker op, kan deles på tværs af din virksomhed – og at du får udnyttet potentialet maksimalt. ■ 34 © Basico. Indhold må gengives med kildeangivelse.
Download PDF file
Cookie policy